Ablauf Beschwerdemanagement
Eltern, die ein Anliegen, Kritik, eine Anregung oder eine Beschwerde haben, können sich mit ihrem Anliegen an alle handelnden Gremien der Kita wenden – wir wünschen uns allerdings in jedem Fall, dass zunächst mit dem Gruppenpersonal und/oder den Mitgliedern des Leitungsteams gesprochen wird.
Wenn es in einem ersten Gespräch mit dem pädagogischen Fachpersonal nicht zu einer für beide Seiten befriedigenden Lösung kommt, wird das Leitungsteam hinzugezogen, gerne zuerst die Person im Gruppenteam, die auch im Leitungsteam ist. Wenn in einem weiteren gemeinsamen Gespräch keine abschließende Bearbeitung möglich ist (incl. einer schriftlichen Protokollierung des Ergebnisses), tritt die Beschwerdebearbeitung in die nächste Ebene.
Der Mitarbeitende des Leitungsteams händigt dem beschwerdeführenden Elternteil 2 Exemplare des Formulars „Beschwerdebearbeitung“ aus.
Die Eltern füllen beide Exemplare auf Seite 1 aus bis inkl. Punkt „Sachverhalt“. Ein Exemplar behält das Elternteil, das zweite verbleibt bei der Person, die die Beschwerde aufnimmt. Diese bestätigt die Aufnahme der Beschwerde mit Unterschrift, Datum und Uhrzeit oben rechts auf beiden Exemplaren.
Verlauf und Lösung des Klärungsprozesses werden auf beiden Exemplaren dokumentiert und der Abschluss von beiden Gesprächspartnern mit Unterschrift bestätigt.
Sollte keine Lösung möglich sein, wird bei beiden Exemplaren „kein Abschluss“ angekreuzt und das Exemplar der aufnehmenden Person an die nächste Ebene (Leitungsteam plus Vertreter des Vorstandes) weitergereicht. Die Weiterreichung wird auf beiden Exemplaren auf Seite 2 von der beschwerdeführenden Person, der aufnehmenden Person sowie der hinzugezogenen Person mit Unterschrift bestätigt.
Sollte auch auf dieser Ebene keine Lösung möglich sein, muss der gesamte Vorstand unter Hinzuziehung des Elternausschusses und des kompletten Leitungsteam eine gemeinsame Handlungsstrategie erarbeiten.